文書管理システムを効率的に活用するための方法を説明します。 ## 文書の分類方法 - フォルダ構造の設計 - タグ付けによる管理 - バージョン管理 ## アクセス権限の設定 1. ユーザーグループの作成 2. フォルダごとの権限設定 3. 個別文書の権限管理 ## 検索機能の活用 - 全文検索 - タグ検索 - 詳細検索（作成者、更新日等） ## バックアップと復元 - 自動バックアップの設定 - データの復元手順 - 履歴管理機能

文書の作成から廃棄までのライフサイクルを自動化する方法を説明します。 ## ライフサイクルポリシーの設定 ### 段階の定義 1. 作成・編集期間 2. レビュー・承認期間 3. 運用期間 4. 保管期間 5. 廃棄期間 ### 自動化ルール - 期間経過による自動ステータス変更 - 承認者への自動通知 - アクセス権限の自動変更 - 廃棄予定文書の通知 ## 承認ワークフローの設定 ### フロー設計 1. 起案者による文書作成 2. 関係部署による内容確認 3. 管理者による最終承認 4. 正式文書としての公開 ### 条件分岐の設定 - 文書種別による承認者変更 - 重要度による承認段階調整 - 緊急時の特別フロー ## 版管理と履歴保持 - 自動バックアップの設定 - 変更履歴の詳細記録 - 旧版文書の保管ルール - 参照関係の自動更新